Automatizacija Excel izveštaja
Mesečni izveštaj iz Excela i programa koje već koristite, bez ručnog spajanja.
Ako neko u firmi svakog meseca po dan-dva kopira izvoze iz programa u jednu tabelu, proverava formule i šalje izveštaj, taj posao može da se radi sam. Dobijate isti Excel ili PDF, samo na vreme i bez grešaka koje nastaju pri kopiranju.
Kada je vreme
Četiri znaka da izveštaj treba automatizovati.
Isti ručni posao svakog meseca znači isti trošak i isti rizik od greške. Ne mora da bude najveći izveštaj u firmi: najbolji kandidat je onaj koji se pravi redovno, uvek istim koracima.
- Isti koraci svakog meseca.Izvoz, kopiranje, VLOOKUP, pivot, provera, slanje. Redosled je uvek isti, ali ga zna samo jedna osoba.
- Izveštaj kasni kad ta osoba nije tu.Godišnji odmor ili bolovanje znači da uprava ostaje bez brojeva.
- Brojevi se ne slažu sa programom.Neko je ručno ispravio red, filter je ostao uključen ili je u folderu ostao fajl iz prošlog meseca.
- Svako novo pitanje traži novi krug.„Može li i po komercijalisti?“ znači još jedan dan rada u Excelu.
Šta dobijate
Od izvoza iz programa do proverenog izveštaja.
Program u kom radite i način rada ostaju isti. Menja se samo ono što se dešava između izvoza i gotovog izveštaja.
- Preuzimanje izvoza iz foldera, deljenog diska ili mejla, iz Pantheona, BizniSofta, Minimaxa, drugog programa ili Excel tabela.
- Priprema u SQL-u, Python-u ili Power Query-ju: spajanje, čišćenje i šifarnici kupaca i artikala.
- Provere: da li su stigli svi fajlovi, da li fali dan, kupac ili artikal i da li se ukupna prodaja slaže sa programom. Ako neki izvor kasni, izveštaj to jasno označi ili se ne šalje, kako dogovorimo.
- Jedan izveštaj u Excelu, PDF-u, Power BI-ju ili Tableau-u: prodaja, marža, troškovi i potraživanja.
- Izveštaj stiže sam, svakog meseca, uz kratko uputstvo kako radi.
Okvirna cena
45.000–75.000 RSD + 7.000–12.000 RSD mesečno
Cene su okvirne. Tačnu cenu dobijate u pisanoj ponudi posle besplatne konsultacije od 30 minuta, kada vidim koliko imate izvora podataka i koliko posla traži njihovo sređivanje. Cena iz ponude se posle ne menja.
Za mesečni iznos proveravam da li je izveštaj otišao, popravljam ga kad se promeni izvoz iz programa i radim sitne izmene.
Da biste procenili da li se isplati, izračunajte koliko vas koštaju dani koje neko svakog meseca troši na ovaj izveštaj i uporedite to sa mesečnim održavanjem.
Automatizacija nema smisla ako se izveštaj pravi jednom godišnje ili ako se pravila menjaju svaki put. Tada je bolji rad po satu ili prvo dogovor oko definicija, i to ću vam reći na konsultaciji.
Način rada i primeri
Pravila i odgovornosti dogovaramo pre izrade.
Rezultat proveravamo sa ljudima koji ga koriste, a način rada ostaje zapisan. Automatizacija ne može da popravi posao koji se svaki put radi drugačije, pa pravila prvo usaglasimo.
- Kako se sada radiIzvori, ručni koraci, provere, ko koristi rezultat i gde posao zapinje.
- Ista pravila za sveDefinicije, periodi, obrade i očekivani rezultat.
- Automatizacija i proveraPokreće se samo, u dogovoreno vreme, uz proveru da li je uspelo i dogovor ko reaguje kada se pojavi problem.
Šta treba od vas
Malo vremena na početku, a posle samo provera.
- Poslednji izveštaj i izvoziMože i sa izmenjenim iznosima. Važna je struktura, ne stvarni brojevi.
- 30 minuta da mi pokažete postupakKako se izveštaj sada pravi, šta se proverava i ko ga dobija.
- Osoba koja proveri prvu verzijuNajbolje ona koja izveštaj danas pravi, jer najbolje zna gde se greši.
Koji izveštaj vam danas oduzima najviše ručnog rada?
Zakažite besplatnu konsultaciju od 30 minuta. Pokažite mi jedan izveštaj, izvoz iz programa ili pitanje, a ja ću vam reći šta bih uradio i koliko bi to okvirno koštalo. Ne šaljite poverljive podatke pre nego što se dogovorimo.