Dva izveštaja prikazuju „uspešne transakcije” za isti dan. Jedan pokazuje 81%, drugi 84%. Sasvim je moguće da su oba tačna.
Do toga dolazi kada se jedan KPI vremenom raširi kroz više timova, alata i ručnih koraka. Najbrže ćete doći do odgovora ako ne krenete od prepravljanja dashboarda, nego potražite mesto na kom dva obračuna prestaju da govore o istim podacima.
Krenite od poređenja koje možete da ponovite
Izaberite jedan kratak period, jedno tržište ili jednu poslovnu jedinicu i jedan KPI. Iz oba izveštaja izvucite osnovne redove ili međuzbirove. Zapišite:
- tačne nazive izveštaja i vreme kada su pokrenuti;
- sve filtere koji su bili uključeni;
- brojilac i imenilac, a ne samo konačni procenat;
- iz kojih tabela ili fajlova podaci dolaze, ako znate;
- ko je odgovoran za svaki od ta dva rezultata.
Tako dobijate primer nad kojim možete da radite. Bez njega se razgovor brzo raširi na više perioda, filtera i tumačenja, pa se ne završi ničim.
1. Proverite da li se uopšte gleda isti skup transakcija
„Sve transakcije” može da znači započete, poslate, obrađene, konačne ili samo one koje su trenutno vidljive. Izveštaj za rukovodstvo možda izbacuje testni saobraćaj, interne naloge i vrlo mala tržišta. Operativni pregled ih verovatno uključuje, jer tim mora da proveri svaki slučaj.
Napišite za oba izveštaja šta ulazi, a šta ne. Pre nego što uporedite procente, uporedite broj redova. Ako se skupovi razlikuju, razlikovaće se i KPI, čak i kada su obe formule ispravne.
2. Proverite vremensku zonu i način računanja datuma
Kalendarski dan po UTC vremenu ne obuhvata iste događaje kao dan u Srbiji ili na Malti. Razlika nastaje i kada jedan izveštaj grupiše po vremenu kada je transakcija započeta, a drugi po vremenu kada je dobila konačni status.
Proverite:
- u kojoj vremenskoj zoni radi svaki izvor i svaki izveštaj;
- koje vreme određuje kom danu red pripada;
- šta se dešava sa podacima koji stignu sa zakašnjenjem;
- da li je poslednji dan uopšte završen u trenutku kada je izveštaj pokrenut.
Mala razlika oko ponoći ili u najskorijem periodu obično je stvar vremena, a ne stvarna promena u poslu.
3. Uporedite šta koji status znači
Operativni sistemi po pravilu imaju više stanja nego što poslovni naziv nagoveštava. „Uspešno” u jednom izveštaju može da obuhvati i autorizovane transakcije, dok drugi broji samo one konačno obrađene. Odbijene, otkazane, stornirane i ponovljene transakcije takođe mogu biti svrstane drugačije.
Napravite jednostavnu tabelu koja povezuje sirove statuse iz sistema sa kategorijama koje koristite u izveštaju. Ta tabela mora da bude vidljiva i da se zna ko ju je i kada menjao. Naziv iza kog ne stoji zapisan spisak statusa nije pouzdana definicija KPI-ja.
4. Proverite spajanja i duplikate
Spajanje jedan-prema-više lako umnoži redove. Ponovljeni pokušaj plaćanja u jednom modelu može biti nova transakcija, a u drugom deo iste kupovine. Uklanjanje duplikata može da zadrži prvi, poslednji ili poslednji izmenjen zapis.
Prebrojte redove pre i posle svakog važnog spajanja. Zatim uzmite nekoliko poznatih identifikatora i ispratite ih od početka do kraja. Zbirovi će vam pokazati gde je razlika, ali tek praćenje jednog konkretnog reda obično objasni zašto.
5. Proverite koliko su podaci sveži i kojim redom se osvežavaju
Dva izveštaja mogu imati istu definiciju, a različit rezultat prosto zato što je jedan izvor noviji. Dashboard se možda osvežava svakog sata, dok Excel radi sa jučerašnjim izvozom. Obrada se ponekad pokrene pre nego što je izvorna tabela do kraja napunjena.
Prikažite do kog trenutka podaci važe i kada je poslednje osvežavanje uspelo. Kod redovnih izveštaja pratite da li su svi očekivani izvori stigli, pa zaustavite ili jasno označite izveštaj kada neki od njih kasni.
6. Razdvojite grešku u računu od greške u prikazu
Zaokruživanje, filteri kojih niste svesni, podrazumevani periodi i sačuvani stari izvozi mogu da naprave vidljivu razliku i kada je logika potpuno ista. Pre nego što menjate poslovnu definiciju, uporedite sirove vrednosti brojioca i imenioca.
Cilj je da nađete prvu fazu u kojoj vrednosti počinju da se razilaze:
- redovi u izvoru;
- filteri i svrstavanje statusa;
- spajanja i uklanjanje duplikata;
- sabiranje;
- vreme osvežavanja;
- prikaz i zaokruživanje.
Šta zapisati kada nađete uzrok
Izveštaj koji ste ispravili može ponovo da odluta ako odluka nije zapisana. Zabeležite ko je zadužen za taj KPI, kako glasi poslovna definicija, šta je brojilac, šta imenilac, šta se izbacuje, koje vreme se uzima, koja je vremenska zona, odakle podaci dolaze, koliko često se osvežavaju i šta taj KPI ne pokriva.
Za KPI-jeve koji su vam zaista važni dodajte malu proveru koja upoređuje broj redova ili zbirove u ključnim fazama. Ta provera treba da prepozna kada se nešto bitno promeni, da javi dovoljno konteksta da se odmah zna gde da se gleda i da ima svog čoveka.
Kada problem treba pretvoriti u sistem
Jednokratna analiza je dovoljna dok je neslaganje novo ili se proces još menja. Automatizacija se isplati kada isto usaglašavanje krene da se ponavlja, kada više ljudi iznova radi iste provere ili kada izveštaj redovno stigne ljudima pre nego što iko primeti da podaci nisu potpuni.
Tada koristan rezultat nije samo popravljen dashboard. To je tok podataka koji se ponavlja isto svaki put, sa jasnim definicijama, ugrađenim proverama, praćenjem osvežavanja i poznatim vlasnikom — a to je posao koji pokrivaju automatizacija izveštavanja i BI i analitika.
Pravilo je jednostavno: prvo neka KPI bude objašnjiv, pa tek onda neka proces bude ponovljiv.